İngilizce Toplantılarda Başarının 4 Kuralı
Yabancı bir şirket ile kazançlı bir projenin müzakerelerine başladınız. Sizinle yüz yüze görüşmeyi talep ediyorlar ancak ekibinizin yurtdışına seyahat edeceği veya onların buraya gelebileceği iki tarafa uygun bir tarih belirleyemiyorsunuz. Yüz yüze görüşmek yerine, konferans görüşmesi gerçekleştirmeye karar veriyorsunuz.
Saat 15.30’da görüşmeye başlıyorsunuz ve toplantı başlar başlamaz çok ciddi bir dil sorunu ile karşı karşıya olduğunuzu fark ediyorsunuz. Görüşmenin büyük bir kısmı tekrarlar ve uzun süreli duraksamalar ile geçiyor. Karşı taraftaki müşterinin anlaşılamamaktan ötürü gerilmeye başladığını hissediyorsunuz. Görüşmenin ve devamındaki müzakerelerin sonunda projeyi alamıyorsunuz.
Günümüz iş hayatında, bir şirketin başarısının temelinde İngilizce gerçekleşen toplantılarda doğru iletişim sağlama becerisi yatıyor. Bu tür toplantılarda tarafların kendilerini doğru ve net bir şekilde ifade ederek, başarılı görüşmeler gerçekleştirmeleri için bir kaç önerimiz olacak:
- Araştırmanızı Yapın. Toplantının gerçekleşeceği ülke ve bölge konusunda toplantı tarihi öncesinde bilgi edinin. Sağlığınız ve güvenliğiniz konusunda gerekli tedbirleri alın. Gittiğiniz ülkenin kültüründe olumlu ve olumsuz karşılanan hareketleri öğrenin. Olası politik veya sağlık uyarılarını dikkate alın. Ön araştırmanızı yaparak, toplantı süresince nelerle karşılaşacağınızı bilir ve o kültüre uygun davranışlar sergilersiniz. Müşterinizin ülkesine ve kültürüne olan ilginiz ile karşı tarafı etkiler ve toplantıların daha olumlu başlamasını sağlarsınız.
- Esnek Olun. Eğer toplantının gerçekleşeceği yere seyahat edemiyorsanız, toplantı saatleri konusunda daha esnek davranın. İki ülke arasındaki saat farkından dolayı ortaya çıkacak zorlukları müşteriniz ile paylaşın. İlk toplantıda gece yarısı konferans bağlantısı yapması gereken karşı taraf ise, ikinci görüşmeyi onların iş saatlerine denk getirin. İş saatleri dışında toplantı yapma zahmetini eşit bir şekilde paylaşarak, karşı tarafa bu projeyi almak için ne kadar istekli olduğunuzu gösterin.
- Herkesi Dahil Edin. Hem kendi ekibinizde hem karşı taraftaki tüm katılımcıların görüşmelerde benzer seviyelerde katkı sağlamasını hedefleyin. Toplantıya katılacak kişilerden dördü bir odada toplanmış, kalan beş kişi telefon ile katılım sağlıyor ise, katılımcılar aynı tecrübeyi yaşamayacaktır. Odadaki katılımcılar birbirlerinin yüz ifadelerini ve tavırlarını analiz edip çok daha etkili bir iletişim kurarken, diğer odadan telefon ile katılan kişiler aynı katkıyı sağlayamayacak ve projenin dışında bırakılmış hissedecektir. Buna izin vermeyin; ya herkesin bir odada toplanmasını sağlayın ya da herkesin telefon ile bağlanacağı bir toplantı formatı belirleyin.
- İletişim Engelini Kaldırın. Ortak bir dili (ki bu dil çoğunlukla İngilizce’dir) aynı seviyede konuşamıyorsanız, daha düşük seviyede İngilizce konuşan taraf için toplantıya bir tercüman dahil edin. Kendinizi dilediğiniz şekilde ifade edemediğinizde ve elinizdeki bilgiyi doğru ve etkili bir dil ile karşı tarafa aktaramadığınızda ister istemez bir gerginlik hissedersiniz. Tüm katılımcıların görüşlerini tam ve rahat bir şekilde ifade etmeleri için ortak dili akıcı bir şekilde konuşan ve konuyu bilen bir kişiyi görevlendirin. Açık ve net şekilde kendinizi ifade ederek ileride yanlış anlaşılmaların veya sürprizlerin meydana gelmesini engeller ve çok daha uyumlu bir çalışma ortamı yaratırsınız.
Eğer sıklıkla uluslararası iş ortamlarında yer alıyor ve İngilizce gerçekleşen toplantılara katılmanız gerekiyor ise, iletişimi sağlamak adına başka birini görevlendirmek yerine kendi global iletişim becerilerinize yatırım yapın. Görüştüğünüz kişilerle iletişimi doğrudan siz kurduğunuzda toplantınızın ne kadar etkili ve verimli geçtiğini göreceksiniz. Uluslararası iş hayatında başarılı ilişkiler kurmak ve kazançlı projeler yaratmak için yukarıdaki ipuçlarını dikkate alın.
*Executive English Coaching’in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.
“Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince referans gösterilmeden yayınlanamaz”
