Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler: (4) Toplantıyı Sonlandırırken Yapılacaklar

Geçen aydan beri devam eden ve dört yazıdan oluşan “Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler” serisinin son yazısına geldik.  İngilizce toplantılara başarılı bir şekilde liderlik etmek için toplantı öncesinde, toplantıya başlarken ve toplantı esnasında söylenecek profesyonel İngilizce ifadeleri sıraladığımız ilk üç yazıya buradan ulaşabilirsiniz.

TOPLANTIYI SONLANDIRIRKEN YAPILACAKLAR & İLGİLİ İNGİLİZCE İFADELER

Toplantıyı Bir Çerçeveye Oturtun. Eğer çetin tartışmalar ile geçen bir toplantı ise olumlu bir mesaj ile toplantıyı kapatın. Katılımcıların toplantıdan ayrılırken olumlu bir tavra sahip olmalarını sağlayarak sorumluluklarındaki işleri motive bir şekilde yapmalarını amaçlayın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• This was a very efficient meeting today.
• We have covered everything on the agenda.
• I believe we have achieved what we set out to do at this meeting.

Toplantıyı Özetleyin. Daha önce her bir gündem maddesinin sonunda yapmış olduğunuz gibi, toplantı sonunda tüm toplantıyı özetleyin. Gerçekleşenleri, sonuçları ve hedefleri tekrar edin. Katılımcıların sizinle hemfikir olduklarından emin olun. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• Before we close, I’d like to briefly go over the main points.
• Would anyone like to make any final points?
• Let’s remember the main points we have decided.
• Let’s summarize what we have agreed on.
• I’d like to make sure we are all on the same page as to what needs to be done next.
• I want to clarify again what we have decided on today.
• Is that clear to everybody?

Teşekkür Edin. Katılımcılara ayırdıkları zaman, katkılarından ve çabalarından ötürü teşekkür edin. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• I would like to thank you all for your input today.
• I guess that will be all for today’s meeting. Thank you for attending.
• Thank you for taking part today.
• Thank you for your participation.
• I would like to thank Bob for taking notes.
• Special thanks to Anna for walking us through a very complicated structure today.

Gelecek Toplantıyı Belirleyin. Toplantının sonuçlarına göre sonrasındaki süreci, zaman çizelgesini ve gerekli ise bir sonraki toplantının tarihini ve saatini belirleyin.  Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• I’d like to schedule our next meeting before we leave. Can you suggest a few alternatives?
• I suggest we hold the next meeting in 10 days.
• How does May 11th sound to everyone?
• Could we meet again same time next week?
• Can we try and agree on a day in the middle of the month?
• So, we’ve decided to meet on the 7th of June. Is that OK for everyone?
• Could we try to arrange second meeting this month?
• Can everyone make next Wednesday?
• So, the next meeting will be on the 5th at 10am. Is that right?

Sonuçları Yazılı Olarak Paylaşın. Bir önceki yazıda bahsettiğimiz bilmiş katılımcının hazırladığı toplantı notlarını yazılı olarak tüm katılımcılar ile paylaşın. Gelecek adımlardan sorumlu olan kişileri ve teslim tarihlerini eklemeyi unutmayın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• Andrea will share the minutes with everyone.
• Christian, can you please circulate your notes from this meeting among the team?
• Please find attached the minutes of yesterday’s meeting.
• Below you may find a summary of the plan we agreed on at the Q1 meeting.
• It was decided that Tony would prepare the proposal by June 30th and Jess would conduct first review and share her comments by July 5th.

Tebrikler! Artık, başarılı bir toplantı yönetimi için gerekli profesyonel İngilizce bilgisine sahipsiniz. Sıra bunu pratiğe dökmekte. Bu ifadeleri ve benzerlerini kullanarak yönettiğiniz İngilizce toplantıdan sonra tecrübenizi bizimle paylaşırsanız çok memnun oluruz.

*Executive English Coaching’in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.