Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler: (3) Toplantı Esnasında

Geçen haftalarda İngilizce toplantılara başarılı şekilde liderlik etmek için, toplantı öncesinde ve toplantıya başlarken yapılması gerekenlerden bahsetmiştik. “Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler” serisinin daha önce yayınlanan iki yazısına buradan ulaşabilirsiniz.

TOPLANTI ESNASINDA YAPILACAKLAR & İLGİLİ İNGİLİZCE İFADELER

Toplantı gündemine uyun. Gündemdeki her bir maddeyi sırasıyla görüşülmesini sağlayın. Her bir madde için önceden belirlediğiniz zaman dilimine uyun. Başarılı bir toplantı yönetmenin temelinde doğru zaman yönetimi yatar. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• Let’s stick to the agenda, please.
• Let’s not get off the point, please.
• I don’t want to get sidetracked. Can we discuss that later, please?
• We will come to that point later on.
• Let’s not waste any time on that now and move to item 4, please.

Katılıma teşvik edin. Kişileri değil toplantıda sundukları fikirleri övün (veya eleştirin). Herkesin toplantıya katılımını teşvik edin. Toplantının gerekli yerlerinde doğru soruları sorarak veya konudan uzaklaşıldığında konuşmayı gündemdeki maddelere geri getirerek toplantının başında belirttiğiniz hedeflere doğru yol alın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• Can I get some reaction from you now?
• Would you like to start, Andrew?
• Could I ask you to share your opinion, Tony?
• What do you think? / What does everyone think?
• What are your thoughts?
• Sara, can you please walk us through that process?
• Please feel free to make comments or ask me questions at any time.

Çıkmazlar ile etkili bir şekilde başa çıkın. Toplantılarda en sıklıkla ortaya çıkan sorunlar katılımcıların karşıt fikirleri ve bunlar için gösterdikleri dirençtir. Bu tür durumlarda toplantının yöneticisi olarak katılımcıların birbirlerine karşı olan duygularına veya o an toplantı odasındaki anlaşmazlığa değil tartışmadan çıkacak olumlu sonuca odaklanın. Görüşme süresince toplantı başında belirtmiş olduğunuz ve toplantı sonunda ulaşmak istediğiniz amacı hatırlatarak, konuşmaların bu yönde olmasını sağlayın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• You can look at it in two ways.
• Shall we try and focus on the positive points?
• Looking at this positively, you have already achieved your main objective.
• Could you make your disagreement positive?
• Don’t just disagree please – suggest an alternative.
• Please remember we are here to come up with new ideas, not to enter into debates. 

Zorlu katılımcıları yönetin. Toplantıya katılanlar bazı yönlerden yöneticiyi zorlayabilirler. Bu tür katılımcıları dörde ayırabiliriz:

• İlgisiz Katılımcılar: Doğrudan onlara yöneltilmiş sorular ile konuya dönmelerini sağlayın.
  • What are your thoughts, Adam?
  • Could we hear your points, Alex?
  • Would you like to say a few words, Jonathan?
  • Would you like to make a comment, Judy?
• Konuyu Dağıtan Katılımcılar: Toplantı gündeminden sapan, farklı konularda konuşan katılımcılara toplantı gündemini ve bu gündeme uymak istediğinizi hatırlatın. Yönetimi ele alın ve asıl konuya geri dönün.
  • Let’s try to stay on topic please. That can be discussed some other time.
  • This matter is not on today’s agenda. Let’s discuss it next time.
  • Let’s save this topic for another meeting please.
• Geveze Katılımcılar: Söz aldıktan sonra uzun süre konuşan katılımcılara saati ve gündemdeki her maddeye ayrılan toplam süreyi hatırlatın. Toplantı bitiş saatine uymak istediğinizi belirtin.
  • We are running behind now. Let’s move on to the next point, please.
  • I am afraid we only have 30 minutes left. So let’s discuss that later on.
  • We don’t have much time left. Could you focus on the main facts, please?
  • We are pushed for time. Can you please make your point?
• Bilmiş Katılımcılar: Herşeyi bildiğini düşünen ve bu sebeple ilgisiz kalan katılımcılara sorumluluk verin. Örneğin toplantı tutanağını bu kişiler yazabilir.
  • Ray will take the minutes of the meeting and send them to you all by Wednesday.
  • Ashley, could you please take the minutes today?
  • Would you mind taking notes, Sam?

Kararları Özetleyin. Her gündem başlığı tartışıldıktan sonra alınan kararı veya yapılacakları tekrarlayın. Aynı toplantıda yer alsalar dahi, katılımcıların aklında yer eden sonuçlar farklılık gösterebilir. Bunu önlemek için her konudaki müzakereyi özetleyin; sonucu tekrar dile getirin. Eğer konularla ilgili atılacak adımlar varsa, bu adımları ve kimlerin sorumlu olduklarını hatırlatın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• I think it is best if I just run through the main points we have agreed.
• Before we close the meeting, I’d like to summarize the main points we agreed on today.
• It is always better to summarize decisions at the end of a meeting.
• Firstly, we’ve agreed that we will hold a 30-minute training session.
• We have decided to draft three proposals.
• Shall I go over the main conclusions before we close the meeting?
• Let me quickly summarize what we have agreed on today.

Bir sonraki ve bu serinin son yazısında, İngilizce yöneteceğiniz bir toplantıyı sonlandırırken kullanacağınız ifadeleri ve dikkat etmeniz gereken diğer noktaları bulacaksınız.

*Executive English Coaching ‘in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.