Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler: (2) Toplantı Başında Yapılacaklar
Geçen hafta İngilizce toplantılara başarılı şekilde liderlik etmek için, toplantı öncesi hazırlık aşamasında yapılması gerekenlerden bahsetmiştik. Bu blog yazımızı ve toplantı öncesinde kullanabileceğiniz profesyonel İngilizce ifadeleri burada bulabilirsiniz.
TOPLANTININ BAŞINDA YAPILACAKLAR & İLGİLİ İNGİLİZCE İFADELER
Olumlu bir tavır takının. Sesiniz, tavrınız ve vücut diliniz olumlu olmalı ve işi yapabileceğinizi yansıtmalı. Hazırlıklı olun ve kolay anlaşılır bir şekilde konuşun. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- Thank you very much for making time for this meeting today.
- I appreciate the effort you put to be here today.
- Thank you all for coming at such short notice.
Zamanında başlayın. Bu pratikte her zaman mümkün olmasa da, herkesin programına saygılı olduğunuzu ve toplantıya verdiğiniz önemi göstermek için toplantıya zamanında başlayın ve toplantıyı zamanında bitirin. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- Can I have your attention please? I think it’s time we made a start.
- Let’s get the ball rolling.
- Now that everyone is here, shall we begin?
Gündemi katılımcılar ile paylaşın. Her katılımcıya gündemin bir örneğini verin. Tercihen, gündemi toplantı öncesinde yazılı olarak paylaşın. Toplantının başında gündemi ve öncelik sırasını net bir şekilde katılımcılara iletin. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- Does everyone have a copy of the agenda?
- I believe Renate had circulated the agenda for today last week. Did everyone receive a copy?
- Let me talk you through the agenda.
- We have a lot to discuss.
- I’d like to say a few words about the agenda.
- Can I ask you to look at the agenda, specifically at item 1 please?
- Under item 2, we need to focus on new salary and expenses.
Katılımcıları tanıtın. Eğer katılımcılar arasında birbirini tanımayan kişiler var ise herkesin kendini tanıtması için zaman ayırın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- Could you all say a few words about yourselves and what you are doing at the moment?
- I’ll start off with introducing myself and we’ll go clockwise around the table after that.
- I think it would be good to start the meeting with short introductions.
Toplantının amacını belirtin. Toplantının amacını ve hedeflenen sonuçlarını katılımcılara açıklayın. Aynı zamanda planlanan toplantı süresini ve bitiş saatine uyacağınızı da belirtin. Katılımcılar uymaları gerektiği bir bitiş saati olduğunda, buna uygun hareket ederler. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- At the end of today, I am hoping to have clarified the technical questions you have.
- The aim of this meeting is to decide on our new logo.
- Our aim today is to review the changes in numbers.
- Let’s make sure we stick to the schedule and end on time.
Toplantı tutanağı tutun. Toplantıyı siz yönettiğiniz için bunu siz yapmamalısınız. Katılımcılar arasından görüşmede konuşulanları ve alınan kararları not edecek birini seçin. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:
- Patrick, can you please note down the decisions we take and draw up the minutes?
- Susan, would you mind preparing the minutes for this meeting and sharing it with the team?
- Who would like to write the minutes for this meeting?
Bir sonraki yazımızda, İngilizce yöneteceğiniz bir toplantı esnasında katılımcıları teşvik etmek, konuların dağılmasını önlemek, kararları özetlemek ve verimli bir toplantı gerçekleştirmek için kullanacağınız ifadeleri ve dikkat etmeniz gereken diğer noktaları bulacaksınız.
*Executive English Coaching’in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.
