Etkili Toplantı Yönetimi için İngilizce İfadeler: (1) Toplantıdan Önce

Etkili bir toplantı için toplantıyı doğru yöneten bir lider şarttır.  Başarılı bir toplantı yöneticisi olmak ve bunu İngilizce toplantılarda da gerçekleştirmek için gereken ön hazırlığı ve İngilizce ifadeleri bu yazıda dizisinde sıralıyoruz.

“İngilizce Toplantılarda Başarının 4 Adımı” yazı dizisi her hafta bir yazı halinde yayınlanacaktır:

1) Toplantıdan Önce, 2) Toplantı Başında, 3) Toplantı Esnasında ve 4) Toplantıyı Sonlandırırken.

TOPLANTIDAN ÖNCE YAPILACAKLAR & İLGİLİ İNGİLİZCE İFADELER

Toplantı gündemini belirleyin. Toplantı tarihinden en az 1 hafta önce toplantı gündemini belirleyin. Katılımcılara toplantı gündemine eklenmesini istedikleri konuları sorun. Bu şekilde toplantınız kapsamını belirleyin ve yalnızca önceden belirlenen konulara odaklanarak toplantının amacından sapmasını engelleyin. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• Please find attached the agenda for the next meeting. Let me know if you have would like to make any additions to the list.
• I drafted a tentative agenda, as attached. Do you have any other discussion points to add?
• I’d like to keep to the following agenda during the meeting. Please let me know in advance if you’d like to discuss anything else.
• Here is the agenda for tomorrow’s meeting. Is there anything else you’d like to discuss?
• Please let me know by Friday 3pm if there is any other topic you’d like to cover at the meeting.

Toplantı başlangıç ve bitiş saatini belirleyin. İş hayatında genellikle toplantıların başlangıç saatleri bellidir ancak bitiş saati nadiren belirtilir. İyi bir toplantı yöneticisi olarak katılımcılara toplantı daveti gönderirken görüşmenin hangi saatte biteceğini açıkça belirtin ve bu bitiş saatine uyun.  Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• This meeting will last 1 hour. Let’s please try to stick to this schedule.
• Please allocate two hours to this meeting.
• Please expect the meeting to last roughly 2 hours.
• We plan to finish at 3pm.

Doğru toplantı odasını seçin. Toplantınız için yuvarlak bir masa mı dikdörtgen bir masa mı daha uygun? Yoksa daha büyük bir konferans salonuna mı ihtiyacınız var? Farklı toplantı alanları katılımcılara farklı bir mesaj verecektir.

Kişisel notlar ekleyin. Toplantı gündemindeki her bir maddeye ilişkin kişisel görüşlerinizi ekleyin. Toplantının ne tür kararlar ile sonuçlanmasını hedefliyorsunuz? Her bir maddenin görüşülmesi sonunda hangi kararlar alınacak? Sizin görüşünüz nedir? Maddeleri önceliklerine göre sıralayın. İlk başta hangi konular görüşülmeli belirleyin ve öncelik sırasına göre yeterli zamanı ayırın. Bunun için kullanabileceğiniz İngilizce ifadeler:

• As you can see on the agenda, I would like to first discuss the budget.
• Next, we will be looking at our 5-year forecast.
• Our main aim today is to reach a decision on which candidates will be invited for an interview.
• I’ve called this meeting to inform you of significant changes to our organizational structure.
• I think it is critical that we resolve the staffing issue.

Görünüşünüze dikkat edin. İş yerinizin giyim kurallarına uyduğunuzdan eminiz. Ancak, toplantıya liderlik edeceğiniz gün gerçekten bir lider gibi göründüğünüzden emin olun.

Bir sonraki yazımızda, İngilizce yöneteceğiniz bir toplantının en başında kişileri tanıtırken ve toplantı amacını açıklarken kullanacağınız ifadeleri ve dikkat etmeniz gereken diğer noktaları bulacaksınız.

*Executive English Coaching’in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.