Etkili İngilizce Telefon Görüşmeleri İçin 5 İpucu
Günümüz iş hayatında yazılı iletişim daha etkili olsa dahi, bazı konularda telefon görüşmeleri hala kaçınılmazdır. Telefon kullanımı kadar basit bir konuyu öğrenmeniz gerektiğini düşünmeyebilirsiniz. Ancak, global iş hayatının bir gerekliliği olan İngilizce telefon görüşmelerinde etki yaratmak bambaşka bir beceridir. İngilizce telefon görüşmelerinizin verimli geçmesi için uygulamanız gereken 5 ipucunu aşağıda sizin için sıralıyoruz.
- Telefona Nasıl Cevap Vermeliyim?
İngilizcenin ağırlıklı olduğu ofislerde veya yabancı birinin aradığını bildiğiniz durumlarda telefonu nasıl açmalısınız? Ev veya cep telefonunuzu “Hello” diye açabilirsiniz. Ancak şirket hattınızı açarken daha profesyonel bir ifade kullanmalısınız. Örneğin “John Smith speaking” veya “This is John Smith” şeklinde açarsanız profesyonel bir ifade ile telefonun diğer ucundaki kişiye kiminle görüştüklerini belirtirsiniz.
- Meşgul Olduğunuz Bir Anda Aranırsanız…
Eğer sesli mesaj kaydı sisteminiz yoksa, meşgul olduğunuzu nasıl belirteceksiniz? Bu tür bir durumda “Unfortunately, I am in the middle of something. / I am currently in a meeting. Can I call you back later?” gibi cümleler kullanabilirsiniz.
- Görüşmeye Konsantre Olun.
Bu madde İngilizce görüşmelere özel değil. Kural olarak, her telefon görüşmesinde karşı tarafa tüm konsantrasyonunuzu verin. Bir yandan maillerinizi okumayın, web sayfalarını gezmeyin, yemek yemeyin ya da sakız çiğnemeyin. Eğer hızlıca bir şeyi tamamlamanız gerekiyorsa, “Can you give me a moment? I am finishing up something. If you want, I can call you back shortly.” diyebilirsiniz. Veya arayanı beklemeye alacaksanız “Can I put you on hold for a moment please?” diye sorabilirsiniz.
- Tane Tane Konuşun.
Eğer İngilizcede kendinizi akıcı ifade edemeyenlerdenseniz bu ipucu işinize yarayacak. Sesinizin tonuna ve seviyesine dikkat edin ve mesajınızı tane tane konuşarak iletin. Görsel ifadeler, yüz mimikleri ve vücut dili olmadan elinizdeki tek araç sesiniz. Anlaşılır bir hızda ve net konuşmaya dikkat edin.
- Sesli Mesaj Bırakın.
Türkiye’de çok kullanılmasa dahi, bazı ülkelerde hem sabit hatlarda hem cep telefonlarında sesli mesaj kaydı sıklıkla kullanılmakta. “Beep” sesinden sonra heyecana kapılmayın. Sesli mesaj bırakmanın da bir adabı var.
- İsminizi, şirketinizi ve gerekirse aradığınız ülke/şehri belirtin. – “Hello, this is John Smith calling from EEC in Istanbul.”
- Ne zaman dinleneceği belli olmaz. Ne olur ne olmaz mesajınızın saatini ve tarihini belirtin. – “It’s 2.15 pm Istanbul time on May 7th.”
- Özetle ne sebeple aradığınızı iletin. – “I am calling to confirm our meeting.” veya “I am calling to follow up on our proposal.”
- Size ulaşacakları iletişim bilgilerini verin. – “Please call me back at 0216 445 86 66.” veya “Feel free to e-mail me if that’s more convenient. My address is info@abc.com”
- Aciliyet varsa bunu eklemeyi unutmayın. – “It would be great if you could contact me at your earliest convenience/as soon as possible.”
- Son olarak ilk kaydın tam olmaması ihtimaline karşın isim ve telefon/email bilginizi tekrar edin. “Once again, this is John Smith from EEC. You can reach me at 0216 445 8666. Thank you.”
Bir kişinin sesini duymak ile yazdıklarını okumak arasında ciddi bir fark vardır. Telefon görüşmeleri iş hayatında yazılı iletişime oranla daha samimi ilişkiler kurmanızı sağlar. İngilizcede basit ancak başarılı telefon görüşmeleri sayesinde sağlam ve etkili ilişkilerin temelini atarsınız.
“Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince referans gösterilmeden yayınlanamaz”
