Çok Kültürlü Ekiplerde Başarılı İletişim için 3 İpucu

Günümüzün global iş dünyasında bir Yeni Zelanda’lının İstanbul’da sunum yapması ya da bir Türk ile Kenya’lının Nairobi’deki bir toplantıda pazarlığa oturmaları veya bir Brezilyalı’nın Avrupalılardan oluşan bir ekibi yönetmesi hiç de imkansız değil. Global iş hayatının getirdiği iletişim araçları da en az bir ekipteki kişilerin geldikleri ülkeler kadar çeşitli: birebir görüşme, e-mail, telefon, telekonferans, video konferansı, vb.

Tüm bu iletişim araçlarına rağmen kültürlerarası iletişimde kişiler sıklıkla görünmeyen engellere takılıyorlar ve bu yüzden yanlış anlaşılmalar ile karşı karşıya kalıyor. Daha da kötüsü bu yanlış anlaşılmalar bazen fırsatların kaçmasına, uluslararası projelerin başlamadan bitmesine sebep olabiliyor.

İş dünyası daha da global bir kalıba büründükçe iş insanlarının global iletişim kurma becerileri de önem kazanıyor. İngilizce konuşmak artık bir artı değil, bilgisayar kullanmayı bilmek kadar önemli bir şart. Eğer uluslararası bir şirkette söz sahibi olmak istiyorsanız genel İngilizce bilgisi dahi yeterli değil. Profesyonel ve akıcı bir İngilizce ile iletişim kurmalı, global iletişim dilinde uzmanlaşmalısınız. Bununla beraber, farklı kültürlerin farklı davranışlarının ne anlama geldiğini anlayabilmeli, çok uluslu bir ekipte değişik iş yapış biçimlerine göre etkin bir çalışma şekli oluşturabilmeli ve yabancı iş insanları ile iletişim kurarken yanlış anlaşılmaları engelleyebilmelisiniz.

“The Culture Map: Breaking Through the Invisible Boundaries of Global Business” kitabının yazarı Erin Meyer bu noktada üç önemli ipucu sunuyor:

1. Sessizliği Bilgisizlik Sanmayın.

İki uç örnek verelim: bir Amerikalı ile Asyalının konuşma sıklığını düşünün. Amerikalı bir iş insanı ilkokul yıllarından itibaren sürekli konuya girme ve tartışmaya katılmak için cesaretlendirilir. Sınıfta derse katılan, söz alan öğrenciye yüksek not verilir; fikir beyan etmek ödüllendirilen bir davranıştır. Çalışan olarak yöneticinizden maaş artışı veya terfi talep etmediğinizde halinizden memnun olduğunuz düşünülebilir.

Bu alışkanlık iş hayatında ters tepebilir. Özellikle çok uluslu bir ekipte sürekli kendi isteklerini belirten bir kişi benzer kültürden gelmeyen ekip arkadaşlarınca dominant olarak nitelendirilir. Aynı ekipteki Kore veya Tayland kökenli bir kişi ise kendi yetiştiriliş biçiminde karşısındaki kişinin sözünü bitirmesini ve bir kaç saniye sonra konuşmaya başlaması gerektiğini öğrenmiş olabilir.

İletişim şekillerindeki bu farklılıklar, örneğin Amerikalı ve Korelilerden oluşan bir toplantıda Korelilerin neredeyse hiç konuşmaması ve Amerikalıların görüşmeyi domine etmesi ile sonuçlanır. Bu durum Amerikalı tarafın karşılarındakileri sessiz, utangaç ya da bilgisiz olarak tanımlamalarına sebep olur. Halbuki Koreli katılımcılar söze girmek ve fikir beyan etmek için fırsat bulamamışlardır. Sürekli sözlerinin kesildiğini, aynı anda bir kaç kişinin konuştuğunu düşünürler ve bunu saygısızlık olarak addederler.

Çok uluslu bir ekibi yönetirken bazı kişilerin sessiz kalmalarını bilgisizlik veya istemsizlik olarak değerlendirmeyin. Toplantılarınızı ve genel olarak çalışma biçiminizi herkese söz hakkı tanıyacak şekilde planlayın. Söz kesmenin önüne geçmek için bir sistem geliştirin. Mesela grup toplantılarında “Talking Stick” tekniğini uygulayarak ancak konuşma çubuğunu tutan kişinin söz sahibi olacağı ve herkesin fikrinin dinleneceği bir ortam oluşturabilirsiniz.

2. Gönülden Güven Oluşturun.

Göreve dayalı iş kültürlerinde güven çalışarak kazanılır. Sürekli olarak iyi işler çıkarırsanız ve zamanla karşınızdakine etkili bir iş bitirici olduğunuzu kanıtlarsanız, güvenilir biri olursunuz. Örneğin Amerikan, Avustralya ve Alman iş kültürlerinde güven sürekliliğe ve iş yapma becerinize dayalıdır.

Brezilya, Türkiye veya Suudi Arabistan gibi ilişkiye dayalı kültürlerde ise güven kişilerin birbirleri ile zaman geçirmesi ve hatta kişisel ilişkiler kurmasına dayanır.

Bu kültürel farklılıklar zaman zaman işi sabote edebilirler. Türkiye’de bir projede çalışan bir Amerikalı yöneticinin bir tecrübesini paylaşalım: “Türkiye’de ilk defa bir ihaleye giriyorduk ve sunumumuz ile broşürlerimizin mükemmel olması için çok çalıştık. Ama ihaleyi kazanmamız durumunda beraber çalışacağımız kişileri tanımak ve onlarla özel bir ilişki kurmak için pek vakit ayırmadık. İhaleyi kaybettiğimizde öğrendik ki, rakiplerimiz bizim mükemmel broşürü hazırlamak için harcadığımız zamanı karşı tarafı tanımak için kullanmış. İhaleyi açan şirket çalışanlarını yemeğe götürerek onlarla kişisel ilişkiler kurmuşlar.”

Farklı ülkelerden insanlar ile iş yaparken, kültürlerini iyi araştırın ve onlar ile içten bir güven ilişkisi kurmak için en baştan zaman ayırın. İlişkinin başında göstereceğiniz küçük bir çaba uzun vadede çalışma verimliliği ve başarı açısından büyük meyveler verecektir.

3. Anlaşmadığınızda da Anlayışlı Olun.

İngilizcede yüzleşme ya da çatışma anlamına gelen ‘confrontation’ kelimesi bazı kültürlerde sağlıklı ve gerekli bir durumu tabir eder. Bazı kültürlerde ise doğrudan kişiye zarar veren bir durum olarak görülebilir. Farklı kültürlerden gelen iki yöneticinin ‘confrontation’ ile ilgili açıklamalarını örnek alalım:

“Endonezya kültüründe biriyle yüzleşmek ya da çatışmak, kaba, saygısız ve agresif birinin yapacağı bir şeydir. İnsanlar birbirleriyle, özellikle de grup içerisinde, çatışmaktan her zaman kaçınırlar. Hatta başkasının görüşünü sormak bile bizim kültürümüzde bir çatışma olarak addedilebilir. Geçenlerde, genel merkezimizden bir grup Amerikalı yöneticimiz ile toplantımız vardı. Toplantıdaki herkese “Sen ne düşünüyorsun? Sen ne düşünüyorsun?” diye teker teker fikirlerini sordular. Bu durum bizi şoke etti çünkü onların bizi herkesin önünde sorguya çektiklerini ve zor durumda bıraktıklarını düşündük. Yöneticilerin bu tavrı onurumuzu kırdı.”

Şimdi başka bir kültürden bir yöneticinin aynı davranış hakkındaki düşüncelerine kulak verelim:

“Karşı fikirlerin çatışması Fransız kültürünün bir parçasıdır. Fransız eğitim sisteminde önce bir tez, bir argüman oluşturmayı öğretirler. Sonra bu argümana karşı bir antitez oluşturmanız istenir. Bu iki düşünceyi tartıştıktan sonra bir sentez yani bir bireşime ya da sonuca ulaşırsınız. İş hayatında toplantılarımızda da bilinçli olarak olmasa da aynı sistemi uygularız. Bir Fransız ekipte, çatışma ve anlaşmazlık arka planda gizli kalmış bir zıtlığın göstergesidir ve yeni bakış açılarına ve düşünmeye fırsat tanır. Biz bir şeye inanıyorsak görüşümüzü büyük bir çoşkuyla savunuruz. Aynı şekilde bir fikre karşıysak da bunu açıkça belirtiriz. İnsanları şoke eden şeyler söylemeyi severiz. Ve sonra o toplantının çok iyi geçtiğini düşünür ve neşeyle birbirimize “haftaya görüşürüz” deriz. Çatışma ve uyuşmazlık sayesinde mükemmelliğe ulaşırsınız. Daha yaratıcı sonuçlar çıkarırsınız ve riski azaltırsınız.”

Şimdi hem Endonezyalı hem Fransızlardan oluşan bir ekibi yönettiğinizi düşünün. Hatta araya bir kaç farklı kültür daha serpiştirin.  Bu durumla nasıl baş ederdiniz? Bu noktada, Erin Meyer’ın çok kültürlü ekipleri yönetme konusunda bir kaç önerisi var:

• Toplantılardan önce birebir telefon görüşmeleri yapın. Bir çok Asya kültüründe bir toplantının asıl amacı daha önce bir kaç ön toplantı ile alınan bir kararı resmileştirmektir. Birebir görüşmelerde kişilerin gerçek fikirlerini duyma ihtimaliniz daha yüksektir.
• Toplantıdan önce görüş alın. Ekibin toplantı esnasında görüşlerini belirtmesini istemek ve diğer kişilerin fikirlerini değerlendirmelerini istemek yerine herkesten belirlediğiniz bir kişiye toplantı öncesinde fikirlerini göndermelerini isteyin. Sonra bu fikirleri bir listeye koyun ve hangi fikrin kime ait olduğunu belirtmeden bunları toplantıda değerlendirin. Böylelikle ekip üyeleri fikir sahipleriyle çatışmadan hangi fikirleri beğenmediklerini rahatlıkla açıklayabilirler.
• İletişim kurarken diplomatik olun. Global iletişim becerilerinizi geliştirmenin ilk adımı kendi üslubunuzu değiştirmektir. Meksika’da çalışan bir Amerikalı’nın belirttiği gibi: “Kısa zamanda anladım ki, eğer ekibin bir konuyu tartışmasını cesaretlendirmek istiyorsam dilime dikkat etmeliyim. “Sana katılmıyorum.” gibi iletişimi kesen bir cümle yerine “Neyi kastettiğini tam olarak anlamadım.” ya da “Neden böyle düşündüğünü biraz daha detaylı anlatır mısın?” gibi cümleleri kullanmalıyım.”

Düsseldorf ya da Dubai, Bükreş ya da Beijing, New York veya New Delhi, farketmez; dünyanın neresinde çalışıyor olursak olalım, hepimiz global iş ağının bir parçasıyız. Günümüzde işte başarı, farklı toplumlardan kişilerin birbirinden farklı düşünme, yönetme ve çalışma şekilleri arasında yol bulma yeteneğimize bağlıdır.

Diğer kültürlerden gelen kişilerin davranışlarını doğru analiz edebilirsek, karşı tarafı rencide etmeden ve yanlış anlaşılmalara izin vermeden onlarla güçlü ilişkiler kurabiliriz. Çok kültürlü ekipleri yönetirken bu çeşitliliği iş hayatında bir engel olarak değil, doğru kullanılması gereken bir güç olarak görürüz.

Bu yazı, Erin Meyer’ın Monster için yazdığı “Improve Your Global Business Communication Skills” yazısından derlenmiştir.

“Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince referans gösterilmeden yayınlanamaz”