Ya İşte Yoksan? En Popüler “OUT OF OFFICE” Hataları

Tatiliniz esnasında rahatsız edilmemek ve gelen maillerin neden cevapsız kaldığını karşı tarafa açıklamak için en yaygın yöntem tatile çıkmadan otomatik “out of office” mesaj sistemini kurmaktır. Yaz ayları tatiller için en popüler dönem olduğundan son haftalarda birçok İngilizce “out of office” mesajı ile karşılaştık. Bu mesajlarda gördüğümüz hataları ve doğrularını bu yazıda bulabilirsiniz.

Örnek 1:

I will be out of office until 02nd of May.  I will respond your mail upon my return. 

Best regards,

Barış

Hatalar:

1. İngilizce tarih yazma şekilleri:

• 2 May 2018
• May 2, 2018
• 2^nd of May
• May 2

Tek rakamlar için başa “0” konulmamalıdır.

2. To respond (cevap veya karşılık vermek) fiili sonrasında “to” gelmelidir.
3. Ayrıca bu mesajın sonuna bir teşekkür cümlesi eklenmesini öneririz.

Doğru Mesaj:

I will be out of the office until May 2.  I will respond to your mail upon my return.

Thank you for your understanding. 

Best regards,

Barış

Örnek 2:

Dear sender,
Thank you for your e-mail. I will be Ramadan Eid break until June 18 with limited access to my mails. For HR-related matters please contact with HR@yahoo.com. For very urgent matters please text me from my mobile.

Many thanks
Aylin Türker

Hatalar:

1. Gönderici demek yerine Sir/Madam gibi genel bir hitap şekli öneririz. Şirket kültürünüze göre burada daha samimi bir hitap da kullanabilirsiniz. En popüler seçenek ise hiçbir hitap şekli kullanmadan, “Thank you for your mail…” ile mesaja başlamaktır.

2. Doğru fiil “to be on a break”. I will be on Eid break. Burada karşı tarafın farklı dini bayramları bilemeyebileceğini dikkate almak gerekir. Ayrıca “to be on a break” daha çok konuşma dilinde kullanılan bir ifadedir. Bunun yerine “I will be out of office for/due to…” denebilir.

3. “To contact someone” fiili sonrasında herhangi bir edat gerekmemektedir. Türkçe karşılığı “ile iletişime geçmek” olduğundan Türkçe düşünüp tercüme ettiğimizde sıklıkla “with” eklenerek hata yapılmaktadır.

4. Bir edat hatası daha. “Text me from my mobile” demek yerine hem doğru dilbilgisi hem de daha profesyonel bir dil için “You may reach me at my mobile” demenizi öneririz. Tabii bunu dedikten sonra telefon numaranızı eklemeyi unutmayınız.

5. Ofiste olmama sebebinizi belirtmek gerçekten gerekli midir? Yıllık izin ya da iş seyahati olması mailinize erişiminiz ile ilgili bir durumu etkiliyor mu? Bu bilgiyi vermenin ek bir amacı var mıdır? Bazen yalnızca ofiste olmayacağınız günleri belirtmek yeterli olabilir. Karar sizin.

Doğru Mesaj:

Thank you for your e-mail. I will be away until June 18 with limited access to my e-mails. For HR-related matters please contact HR@yahoo.com.

For very urgent matters you may reach me on my mobile +90 532 212 2868.

Best regards,
Aylin Türker

Örnek 3:

Thank you for your e-mail. I will be out of office between on July 16 th and June 30 th, 2018.

I will have very limited access to my emails meanwhile. For any urgent issue, you can reach me at my mobile +90 532 212 2868.

Hatalar:

1. Farklı bir tarih hatası. “Between …. and ….” veya “from …. to …” kalıplarını kullanmalıyız. İki tarih arasındaki dönemi belirtirken ayrıca “on” kelimesini eklemeye gerek yoktur: between July 16 and July 30.

2. Ayları yazarken bir defa daha kontrol etmekte fayda var. Aksi halde 11 aylık bir tatile çıkıyor gibi görünebilirsin.

3. Meanwhile kelimesi tam bu sırada, o sıralarda, iken gibi bir anlam ifade etmektedir. Meanwhile yerine “during this period” demek daha profesyonel duracaktır. Ancak meanwhile kullanmayı tercih ederseniz “in the meanwhile” olarak değiştirilmelidir.

4. Ayrıca okuma kolaylığı için “out of office” mesajlarının bir kaç paragrafta yazılmasını öneririz.

Doğru Mesaj:

Thank you for your e-mail.

I will be out of the office between July 16 and July 30, 2018 and will have very limited access to my emails. For any urgent matters, you may reach me on my mobile +90 532 212 2868.

Best regards,

Cenk

Ağustos ayındaki bayram tatilinde (ve uyarlayarak diğer resmi tatillerde) kullanmanız için bir kaç farklı mesaj örneğini aşağıda bulabilirsiniz.

Thank you for your email. I will be away until 27 August. I will reply to your email as soon as I can.

Best regards,

Thank you for your message. Our office is closed this week due to a national holiday and will be open again on August 27. If you need immediate assistance before then, please contact me on   +90 532 212 2868.

Thank you.

Thank you for your email. I am currently out of the office and will not be able to check my emails until August 27. I will respond to your message as soon as I return to the office. Thank you for your understanding.

Best,

Thanks for your email. I will be on annual leave until August 27 and will respond to your message upon my return.

Best wishes for a happy holiday!

Herkese sevdikleriyle güzel bir bayram dileriz!

“Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince referans gösterilmeden yayınlanamaz”