Verimli İş İlişkileri için 5 Şart
İş hayatında her gün yeni insanlar ile tanışıp yeni ilişkiler kuruyoruz. İster üst düzey bir yönetici olsun ister yeni bir mezun, her tanıştığımız kişi ile olan iletişimimizden yeni şeyler öğreniyoruz. Profesyonel iletişim ağımızı genişlettikçe kurduğumuz her ilişkiden en yüksek faydayı sağlamak için gerekli 5 basit ama etkili yöntemi aşağıda sıralıyoruz.
1. “Ben” ve “Biz” Kelimelerini Kullanın.
İnsan ilişkilerinde “…yapmalısın.” veya “…. yapmalıydın.” şeklinde biten cümleler karşı tarafı suçlayıcı bir mesaj verir ve karşınızdakini savunmaya geçirir. Bu tür açıklamaları biraz değiştirerek ve cümlenizi “… yapsan daha iyi olur diye düşünüyorum.” şeklinde bitirerek açıklamanızın daha etkili olmasını sağlar, karşınızdakinin savunmaya geçmesini engellersiniz.
Özellikle öneri, geri bildirim veya eleştiri içeren bir açıklama yapacağınız zaman cümlelerinize “ben” veya “biz” özneleri ile başlayarak karşı tarafı hedef almaktan kaçınabillirsiniz. Yaptığınız öneri veya eleştiriyi kendinizden yola çıkarak anlatırsanız genel bir açıklama yapmamış olur, aksine açıklamanızı sahiplenirsiniz. Bunun için “…. düşünüyorum”, veya “Bence, …..” gibi cümleler kurmanızı öneririz.
2. Durun ve Gerçekten Dinleyin.
Bir görüşmede sürekli sözün yeniden size gelmesini beklemeyin. Konuşun, sonra durun. Yeniden konuşmak için durmayın, dinlemek için durun. Bazı insanlar bir görüşmedeki tüm konuşmayı yapan taraf olmak isterler. Bu durumu karşı taraf hemen anlayacaktır ve kendisine saygısızlık edildiğini düşünecektir. Bir görüşmede hep konuşan taraf olmamak için görüşme esnasında kendinizi karşı tarafın yerine koymak onun durumunu anlamakta etkili olacaktır. Söylediklerinizi dinlemeyen ve bunları önemsemeyip kendi sözlerini ifade etmek için bekleyen biriyle mi görüşmek istersiniz? Yoksa karşınızdakinin dediklerinizi dinleyip, değerlendirdikten sonra cevap vermesini mi tercih edersiniz? İkinci yöntemin çok daha etkili bir görüşme olacağından eminiz.
3. Meseleye Atlamayın.
Karşınızdaki ile görüşme sebebiniz işle ilgili olabilir. Ancak asıl meseleye hemen girmeyin. Karşınızdakinin hatrını sorun. Özellikle telefon ve e-mail yoluyla iletişimde doğrudan konuya girmeye meyilli olabiliriz. Ama karşımızdakinin bir insan olduğunu unutmayın. İş arkadaşlarınız veya yöneticinizden gelen mailleri düşünün. Bu emailler “Günaydın, nasılsın?” diye mi başlıyor yoksa “Raporu Salı’ya yetiştirir misin? Pazarlama projesinin de Perşembe’ye kadar bitmesi gerek.” şeklinde mi? Daha da önemlisi soğuk ve itici olan ikinci emaili mi almak istersiniz yoksa önce daha nazik ve insani olan ilk emaili mi?
Eğer size gelen şirket içi emailler (veya telefon görüşmeleri) çoğunlukla ikinci şıktaki emailin diline sahipse, bunun nedeni nedir? İş hayatında insanlar sıklıkla doğrudan meseleye girmeyi tercih ederler. Çünkü otomatik olarak şunu düşünürler: önemli olan iştir; yapan kişi değil. Bu yanılgıya düşmeyin. Atacağınız bir sonraki emailde veya yapacağınız bir sonraki telefon görüşmesinde konuya girmeden önce karşınızdaki kişiyle ilgili birkaç cümle sarfedin veya en azından “Günaydın, nasılsınız?” deme nezaketinde bulunun. Söyleyeceğiniz birkaç fazla kelime veya harcayacağınız birkaç saniye ile hem o görüşmenin hem de karşınızdaki ile olan ilişkinizin daha güçlü olmasına katkıda bulunursunuz.
4. Gereksiz Vakit Harcamayın.
Görüşmenin bittiği yeri fark edin. Sıklıkla iş görüşmeleri gereğinden fazla uzun sürer. Eğer görüştüğünüz kişi eski bir dost ise onunla geçmiş zamanları yad etmek için normalde uzun bir vakit sohbet etmek isteyebilirsiniz. Ancak şirket içindeki günlük ilişkilerde veya iş yaşamındaki iletişimlerde her şeyi paylaşmaya gerek yoktur. Ne kendinizin ne de karşınızdakinin vaktini gereksiz harcamayın. Zaman değerlidir ve iş hayatı bir insanın yaşamının yalnızca sınırlı bir kısmını oluşturmalıdır. Bu sınırlara saygı gösterin ve görüşmelerinizin sadece gerekli olduğu kadar sürmesine dikkat edin. Her görüşmenin bir başı, ana kısmı ve sonu vardır. Bir önceki maddede belirttiğimiz gibi, başta karşınızdakinin hatırını sormak ve doğrudan meseleye girmemek önemlidir. Aynı şekilde, konu bittiğinde de görüşmeyi sonlandırmayı bilmek de etkili iş görüşmelerinin en önemli şartlarından biridir.
5. Görüşmeden Çıkan Sonucu Hatırlayın.
Görüşmeyi bir kapanış ile sonlandırın. Bu kapanışta görüşmeden çıkan sonucu hatırlayın ve diğer tarafa hatırlatın. Görüşme esnasında da sizin ve karşınızdakinin ne sebeple bir araya geldiğini ve hangi faydayı sağlamak istediğinizi unutmayın. Bilgi almak için mi ordasınız? Yoksa destek sunmak için mi? Eğer işiniz için değerli bir bilgi almak için ordaysanız bu bilginin sohbet esnasında kaybolmasına izin vermeyin. Bir araya gelmenizdeki hedefe ulaştığınızdan ve karşılıklı yarar sağlayan bir sonuca vardığınızdan emin olun. Hayatın her safhasında kapanış önemlidir ve iş hayatında gerçekleştirilen görüşmeler de buna bir örnektir.
Her birimiz her gün onlarca görüşme gerçekleştiriyoruz. Her türlü iş ilişkinizde bu 5 şartı uygulayarak daha verimli görüşmeler gerçekleştirir ve bu sayede iş ilişkilerinizi güçlendirir, profesyonel çevrenizin genişlemesini sağlar ve yaptığınız işin kalitesini arttırırsınız.
Eğer global bir şirkette çalışıyorsanız veya uluslararası bir ekip içerisindeyseniz bütün bu adımları global iş hayatının ortak dili olan İş İngilizcesi ile yapmanız gerekecektir. Tecrübeniz ve bilginizi karşınızdakine doğru aktarmak için İş İngilizcesi konuşurken kendinizi rahat ifade etmek için Executive English Coaching programları ile profesyonel İngilizcenizi geliştirebilirsiniz. Ayrıntılı bilgi için kayıt formunu doldurabilirsiniz.
“Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu gereğince referans gösterilmeden yayınlanamaz”
