5 Adımda İngilizce Telekonferans ve Videokonferanslardaki Zorlukları Aşmak

COVID-19, diğer adıyla Corona virüsü sebebiyle şirketler iş seyahatlerini durdurdular. Bu durum, uzaktan çalışan ekiplerin daha pratik ve ekonomik olduğu için zaten hali hazırda tercih ettikleri telekonferans ve videokonferans görüşmelerinin artmasına sebep oluyor. Virüsün neredeyse her sektörü olumsuz etkilediği bir ekonomide, internet bağlantısı ile toplantı çözümleri sunan Zoom gibi şirketlerin hisseleri ise değer kazanıyor.

Executive English Coaching olarak iş hayatınızdaki bu değişime hızlı adapte olabilmeniz için yaşanabilecek zorlukları ve çözüm önerilerimizi sizin için özetledik.

Yüz yüze görüşmelerde İngilizce iletişimi kolaylaştıran bir çok etken var. Örneğin, kullandığınız mimik ve el hareketleri ile sözlü iletişimi destekleyebilir, yanlış bir kelime kullansanız dahi ses tonunuz ve yüz ifadeniz ile yanlış anlaşılmaların önüne geçebilirsiniz. Karşı tarafı İngilizce bilgisi veya aksanı yüzünden anlamakta zorlandığınızda ağzını okumaya çalışabilirsiniz. Peki, bu gibi yardımcı etkenleri kullanamadığınız telekonferans ve video konferans görüşmelerinde doğru ve samimi iletişim kurmak için nelere dikkat etmeli ve hangi İngilizce ifadeleri kullanmalısınız?

Uzaktan bağlantılı bir görüşmeye başlarken öncelikle görüşmeye katılacak herkesin hatta olduğu kontrol edilir. Buna İngilizcede “roll call” denir.  Eğer görüşmeyi yöneten sizseniz aşağıdaki ifadeleri kullanabilirsiniz:

• It’s a pleasure to see everyone today. (Video konferans)
• Good morning all. Thank you for participating in this call.
• Thanks for joining us today.
• Thank you all for attending this call on such short notice.
• Let’s do a roll call and make sure we have everyone on the line.
• Can we quickly go around to see who is on the line?
• Is the Istanbul team on the line?
• I think we are missing Simon. Are you there Simon?

Eğer katılımcılar birbirlerini tanımıyorlarsa onlardan kısaca kendilerini tanıtmalarını isteyebilirsiniz:

• Can I please ask everyone to briefly introduce themselves? Name, office and role.
• Hello everyone, this is Cathy Miller from the London office. I am the sales director here. I;m looking  forward to discussing global strategies.
• Hello, Cathy Miller, Sales Director, UK.

Toplantının yöneticisi olarak katılımcıların hatta olduklarını kontrol ettikten sonra gündemi görüşmeye geçeceksiniz ama telekonferans ve videokonferanslarda bazı sorunlar toplantı boyunca devam edebilir. Bu sorunları ve onlarla karşılaştığınızda kullanabileceğiniz profesyonel İngilizce ifadeleri aşağıda bulabilirsiniz.

1. Bağlantı Sorunları / Teknik Sorunlar:

Yüzyüze görüşmelerde karşılaşmadığımız bağlantı veya ses kalitesi ile ilgili sorunlar. Karşınızdakinin sesi çok az geldiğinde, arka plandaki gürültüler rahatsız ettiğinde, konuşmayan kişiler mikrofonlarını sessize almadıklarında veya teknik olarak bağlantıda kopukluklar meydana geldiğinde kullanabileceğiniz İngilizce ifadelerden bazıları:

• Can you please speak up?
• There is some background noise. Can you speak more slowly please?
• I couldn’t hear you, I’m afraid. Can you please repeat that?
• Sorry, I didn’t catch that.
• You are breaking up. Would you mind hanging up and dialing in again?
• You’re cutting off.
• The reception is terrible. I will hang up and try again.
• It is too noisy here. I am going to find a quieter place and call you back.
• Can you hear me OK now?
• There is a lot of noise in the background.
• Would you mind repeating that?
• Can you come closer to the microphone please?
• Can I please ask everyone to mute their microphones when they are not speaking?
• Can everybody still hear me?

2. Lisan / Aksan Sorunları:

İngilizce konuşurken anlaşılmakta zorluk çeken siz olabilirsiniz ya da uzaktan bağlantı zorlukları, hızlı konuşma veya aksan yüzünden karşınızdaki anlamakta zorluk çekebilirsiniz. Her iki durumda da nazik bir şekilde sorunu ifade etmek için aşağıdaki İngilizce cümleleri kullanabilirsiniz:

• English is not my first language. So, please let me know if anything is unclear.
• Please tell me if I am not being clear.
• Feel free to interrupt me if you don’t understand me.
• Feel free to interrupt me if you want me to repeat something.
• David, I am sorry but that was too fast. Can you please repeat what you said?
• I couldn’t follow what you said. Could you please repeat that?
• Let me rephrase that.
• Let me say that again.
• Let me make sure I understood that correctly. Did you mean …. ?

3. Konuşanı Tanıma Sorunu:

Video konferansta bu sorunla karşılaşmayacaksınız ancak görüntüsüz bir görüşmede katılımcıları seslerinden tanımanız gerekecektir. Telekonferanslarda söz alan kişiler bu görüşme türünün kurallarına uygun olarak konuşmadan önce kendilerini tanıtmalıdırlar.

• Hello everyone. It’s Charlie speaking.
• Sorry for interrupting. Can you please say your name? It is hard to identify each speaker from their voices.
• Is that Diana speaking?
• I’d like to ask everyone to say their names before they start speaking.

4. Motivasyon ve Konsantrasyonu Sürdürme Sorunu:

Yüz yüze olmayan, ses kalitesinin düşük olduğu ve ara verilmeyen telekonferans ve videokonferans görüşmelerinde katılımcıların motivasyonu düşebilir ve dikkatlerini kaybedebilirler. Bir de İngilizceyi anlamak için gereken ek çaba eklenince, bazı uzaktan bağlantılı görüşmeler yanlış anlaşılmalara sebep olabilir. Bu ihtimali önlemek için görüşmelere belli aralıklarla ara vermeli, her konunun görüşülmesinden sonra kararları veya ana mesajları özetlemelisiniz. Bunun için bazı İngilizce ifadeler:

• OK, before we move on to the next item, I’d like sum up what we have decided so far.
• So, we have decided to…. Is that clear?
• Does everyone agree?
• All right, we have decided to…
• Just to confirm, we will…
• Regarding …, we expect Sally to share more information with us.
• To sum up, we have decided to…
• Any questions on the second item? Otherwise, we can move on to…
• Let me summarize the main points before we break for lunch,.
• Let’s take a 5-minute break before we move on to the next item.

Ayrıca konuşan kişi siz olduğunuzda sesinizin tonunu bir enstrüman gibi kullanmanız karşı tarafın dikkatini çekmenize yardımcı olacaktır. Bunun için, bazı önemli mesajları verirken, kelimeleri daha yüksek sesle ve yavaşça söyleyerek vurguyu arttırabilirsiniz.

5. Söz Kesme ve Aynı Anda Konuşma Sorunu:

Katılımcıları görmediğiniz ve kimin konuşmak için beklediğini anlayamadığınız için telekonferans ve videokonferans görüşmelerinde daha sessiz kalmayı tercih edebilirsiniz. Ya da, eğer kendinize güveniyor ve sıklıkla söz almaktan çekinmiyorsanız, bu tavrınız kişilerin sözünü kesmenize ya da söze girmeye çalışan başka biri ile aynı anda konuşmanıza sebep olabilir. Bu durumlarda hem konuşmacı hem de toplantının yöneticisi olarak aşağıdaki İngilizce ifadeleri kullanabilirsiniz:

• We can’t all speak at once. In order to avoid interruptions, let’s limit our contributions to one minute please. (Yönetici)
• We can’t all comment at the same time. Let’s have one person at a time speak, please. . (Yönetici)
• Please let Jack finish his comment. (Yönetici)
• One second, I haven’t finished what I was saying.
• If I could just interrupt you there, I’d like to add something.
• Can I come in here?
• May I interrupt briefly?
• I just want to mention one thing.
• I’d like to add something.
• Hello, Peter speaking. I’d like to develop one point that was mentioned earlier.

İş hayatında düşüncelerinizi, ihtiyaçlarınızı ve isteklerinizi İngilizcede doğru şekilde aktarmak için yalnızca İngilizce bilmek yeterli değildir. İş İngilizcesi veya profesyonel İngilizce bambaşka bir dildir. Genel İngilizce becerileriniz Intermediate seviyesine geldikten sonra profesyonel İngilizce öğrenmeye başlayabilirsiniz.

Ancak, iş hayatında kullanılan İngilizceyi öğrenmek için bir İngilizce öğretmeni ile değil, kurumsal hayatı yakından tanıyan, iş tecrübesine sahip ve ana dili seviyesinde İngilizce konuşan eğitmenler ile çalışmanız sizin daha kısa sürede, daha verimli bir şekilde profesyonel İngilizce konuşmanızı sağlayacaktır.

İş hayatındaki İngilizceye hakim olduktan sonra ise, tam anlamıyla bir global iş insanı olmanız için Global Business Communication eğitimi almanız gerekecektir. Küresel iş dünyasında farklı kültürlerden iş insanları ile başarılı iletişim kurabilme becerisi anlamına gelen Global Business Communication yetkinliğine sahip kişiler, farklı ülkelerin kültürlerini, değerlerini ve iletişim şeklini doğru anlar, analiz eder ve buna göre davranış biçimi geliştirirler. Her kültürde etkili iletişim kurabilen bu kişiler, küresel iş dünyasında başarıya ulaşır ve global yöneticiler olarak kariyerlerine devam ederler.