İş Hayatında İkna Edici Sunumların Püf Noktaları

Ofisinizde etrafınıza bakın. Bir yazı tahtası, çalışma masa, koltuğunuz ve duvardaki boyanın rengi. Bütün bunlar çok basit parçalar gibi görünseler de, bir zamanlar birilerinin fikirleriydiler. Fikir bir insanın en güçlü aracıdır; çünkü fikir bir hareketin oluşmasındaki ilk parlama noktasıdır. Çok güçlü bir fikriniz olabilir ancak bunu karşınızdakilere doğru şekilde iletemezseniz fark edilmeden yok olurlar. Bazen sizin harika bir fikriniz vardır ve buna karşılık başka bir kişinin oldukça marjinal bir fikri daha gündeme gelir. Çok başarılı olduğunu düşündüğünüz fikriniz reddedilirken, bu marjinal fikirler yalnızca doğru şekilde iletildikleri için kabul görebilirler.
Bu beklenmeyen sonucun altında ikna kabiliyeti yatar. Hikaye anlatımı en ikna edici iletişim türüdür. İnsanoğlu sıkıcı bir sunumdansa anlatılan bir hikayeyi çok daha kolay anlar ve hatırlar. Sıra bu gücü günümüz iş hayatına taşımakta!

Hikayenin Üç Parçası

Her hikayenin bir başlangıcı, ortası ve sonu vardır. Ama ne yazık ki günümüzde bir çok iş sunumu bu üçlü yapı temeline göre hazırlanmamaktadır. Sunumun başlangıcı ve sonu toplamda sunumun %20’sini oluşturmalı, sunumun ana konusunu anlatan orta kısmı ise sunumun %80’ini oluşturmalıdır.

Hikayenin Baş Kahramanı

Her hikayenin bir baş kahramanı vardır. Bir sunumda ise bu ana karakter sunan kişi değil, dinleyicidir. Sunumu yapmadaki amacınız dinleyiciyi fikriniz konusunda ikna etmek ise, sunumun sonunda onların odadan ayrılırken fikrinizi benimsemiş ve destekleyecek olmalarını hedeflemelisiniz.
Eğer hikâyenin baş kahramanı dinleyici ise, sunumu yapan kişi mentör ya da rehber olarak adlandırılabilir. Rehber görevindeki kişi baş kahramanı yönlendirerek onu başarıya götürür. Bir sunumda ise başarı, sunumun sonunda dinleyiciyi memnun ve fikrinize ikna olmuş şekilde gönderebilmektir. Dinleyicinin zamanına değer vermeli ve size ayırdıkları sürede onlara bir değer katmalısınız. Bunun için sunumunuzu “ben bu sunumdan ne kazanacağım” hedefi ile değil, “dinleyici bu sunumdan ne kazanacak” sorusuna göre yapılandırmalısınız. Sunumunuzun temel amacı karşınızdakinden bir iş ya da fayda elde etmek olmamalıdır. Aksine, sunumunuzun merkezine her zaman dinleyiciyi koymalısınız.

Hikayenin Dili

Hikayenin ikinci parçasında, yani orta kısımda, ikna sanatında kullanılan bazı dil tekniklerini kullanabilirsiniz.

• Tekrar Etme: Dinleyiciyi ikna etmek için sunumun ana mesajını tekrarlamak çok etkilidir. Dr. Martin Luther King’in ünlü “I Have a Dream” konuşması 16 dakikadır ve bu konuşma boyunca King ana mesajını 8 defa tekrar eder. Tekrar, çok basit ama mucizevi bir araçtır. Çağrınız, fikriniz veya dinleyiciden istediğiniz ne ise, bunu basit bir şekilde ifade etmeli ve sunum boyunca bir kaç kere tekrar etmelisiniz.
• Duraklama: Sunum esnasında bilinçli olarak duraklamak dinleyicide dikkat uyandırır. Aynı zamanda sunumu yapan kişi için de kafasını toparlaması için süre tanır. Sessiz geçen bir iki saniye, bir sonra söylenecek cümle için beklenti yaratır. Önemli bir mesaj vereceğiniz bir cümleden önce bir kaç saniye duraklayarak mesajınızın etkisini arttırırsınız.
• Resmetme: Mevcut durumu ve fikrinizin hayata geçmesi durumunda oluşacak yeni durumu sözlerinizle resmedin. Detaylı şekilde anlatacağınız iki durumu birbiriyle karşılaştırın. Bu karşılaştırma sayesinde dinleyiciniz fikrinizin getireceği yeniliği, kolaylığı veya farkı çok daha iyi anlayacak ve daha kolay ikna olacaktır.
• Basitleştirme: Dinleyicinizin yükünü, kolay anlaşılan ifadeler ve mesajlar kullanarak hafifletin. Çok nazik ya da kurumsal görünmek için soyut kelimeler, teknik ifadeler ve uzun cümleler kullanmayın. Fikrinizi küçük bir çocuğa anlatır gibi, kısa cümleler kurun; basit ama profesyonel hayata uygun ifadeler kullanın.
• Bağ Kurma: Akıcı, tutarlı ve kolay anlaşılır bir hikaye anlatımı için bağlaç kullanın. Dinleyicinin mantığınızı ve hikayenizi açıkça anlaması için, cümleler arasındaki ilişkiye vurgu yapın. Bunun için “ancak, yine de, aksine, bir başka deyişle, dahası, ayrıca” (“yet, nevertheless, in contrast, to the contrary, that is, in other words, moreover, in addition”) gibi bağlaçlar kullanın.

Hikayenin Sonu

Her hikayenin bir sonu vardır. Aynı şekilde her sunumun da bir sonucu olmalıdır. Bu son kıvrımda, dinleyicinizi “call to action”- aksiyona geçmeye davet etmelisiniz. Sunum yapan kişi, bu harekete geçirmeyi çok açık şekilde yapmalıdır. Bu kısımda mesaj çok net bir şekilde verilmeli ve dinleyicinin aklında soru işareti kalmamalıdır. Yine bu sonuç kısmı bir çok iş sunumunda eksik kalan, çok önemli bir parçadır. Sunumun sonunda fikrinizin meydana getireceği yeni durumu ya da yeni resmi açık bir şekilde çizmelisiniz.
Dinleyici onları ikna etmek istediğiniz fikir ile sunumun ilk parçasında tanışmış olmalı, sunumun ana kısmı boyunca vereceğiniz bilgiler ile fikrinize ikna olmuş olmalı ve sunumun sonunda ise fikri desteklemek için ne yapması gerektiğini çok net bir şekilde anlamış olmalıdır.

İş hayatında bu püf noktaları uygulayacağınız İngilizce sunumlara hazırlanırken bizimle çalışabilirsiniz. Dinleyici kitlenizin özelliklerine ve kültürüne uygun, profesyonel bir İngilizce ile hazırlanmış, ikna edici sunumlar yapmak için bireysel danışmanlık alabilir veya en önemli bilgileri ve İngilizce sunum ifadelerini içeren bir günlük workshop eğitimine katılabilirsiniz.
*Executive English Coaching ‘in iş hayatında güçlü İngilizce iletişim konusunda size nasıl destek olacağını öğrenmek için kayıt formunu doldurabilirsiniz.